Takvimin Doluysa Bu, Planının Gerçekçi Olduğu Anlamına Gelmez
Kısa cevap: Gerçekçi plan, ideal koşullarda nelerin sığacağını değil, benzer günlerde gerçekte nelerin tamamlandığını temel alır. İnsanlar görev sürelerini sistematik biçimde düşük tahmin edebilir. Bu yüzden önce sabit yükü ve tamponu ayırmak, sonra geçmişteki benzer işlerden süre almak ve yalnızca kalan kapasiteyi planlamak gerekir. Ordovia buna kapasite bütçesi der.
Takvim matematiksel olarak dolabilir, insan olarak sen dolabilirsin
Dokuz ile on arasına rapor, ona toplantı, on birde e-posta, öğleden sonra iki büyük görev. Kâğıt üzerinde boşluk yoktur ve bu düzen verimli görünür. Gerçek gün ise geçiş süreleri, beklenmedik sorular, zihinsel yorgunluk ve yarım kalan işlerin artçı yükünü taşır. Planın her saatini kullanması, kapasiteni doğru ölçtüğü anlamına gelmez. Bazen yalnızca hata payını sıfırlamıştır.
Planlama yanılgısı nedir?
Planlama yanılgısı, insanların kendi görevlerinin ne kadar süreceğini tahmin ederken geçmişteki benzer gecikmeleri yeterince hesaba katmama eğilimidir. Klasik deneysel çalışmalarda katılımcılar, daha önce benzer işlerin uzadığını bilseler bile kendi mevcut işlerini iyimser tahmin edebildi. Bu bir karakter kusuru değildir. İçeriden bakarken planın ideal akışına odaklanır, dışarıdan bakarken ise benzer işlerin gerçek dağılımını görürüz.
Bilimsel dayanak: Buehler R (1994), Buehler R (2010)
Araştırma ne söylemiyor?
Planlama yanılgısı “her tahmin yanlıştır” veya “insanlar asla plan yapmamalı” demiyor. Görevin niteliği, deneyim, geri bildirim ve tahmin yöntemi sonucu değiştirebilir. Ama geçmiş kayıtları sistematik biçimde yok saymak riski büyütür. Bu yüzden gerçekçilik karamsarlık değildir. İyi niyetini, daha dürüst bir veri noktasıyla sınamaktır.
Bilimsel dayanak: Buehler R (2010)
Dışarıdan bakış: Bu iş daha önce ne kadar sürdü?
Yeni planı yalnızca adımlarına bakarak tahmin etmek yerine benzer üç işi hatırla. En hızlısını değil, ortancayı başlangıç değeri yap. Sonra toplantı, ulaşım, yemek, bakım, bekleme ve bağlam değiştirme sürelerini çıkar. Geriye kalan zaman teorik boşluk değil, kullanılabilir kapasitedir. Zaman körlüğü yaşıyorsan görünür kayıt özellikle değerlidir, çünkü his yerine geçmiş davranış konuşur.
Ordovia yöntemi: Kapasite bütçesi
Günün toplam çalışma penceresini yaz. Önce sabit yükleri çıkar. Kalanın en az yüzde yirmisini kesinti ve geçiş tamponu olarak ayır. Sonra benzer geçmiş işlerin ortanca süresini kullanarak en fazla bir ana Quest ve bir küçük destek Quest’i yerleştir. Büyük işi ilk görünür harekete böl. Gün sonunda planla gerçeği kıyasla, ertesi tahminini hafızadan değil bu kayıttan yap.
Bugün uygula: Planından bir şey çıkar
Bugünün planına bak ve şunu sor: “Bu işlerin her biri beklediğimden yüzde yirmi uzun sürerse hangisi yine de korunmalı?” Cevabın ana Quest’indir. Diğerlerini küçült, taşı veya açıkça beklemeye al. Sonra niyet ve eylem köprüsünü kur. Gerçekçi kapasite, başlayacağın anı tarif etmediğinde yine yalnızca iyi bir tahmin olarak kalır.
Sık sorulan sorular
Gerçekçi plan yapmak için günü ne kadar doldurmalıyım?
Tek bir doğru oran yoktur. Başlangıç için sabit yükleri çıkardıktan sonra kullanılabilir sürenin en az yüzde yirmisini geçiş ve kesinti tamponu olarak ayırmak, sonra kendi kayıtlarınla oranı düzeltmek daha güvenlidir.
Planlama yanılgısı tembellik midir?
Hayır. Geçmişteki benzer sonuçları yeterince hesaba katmadan mevcut planın ideal akışına odaklanma eğilimidir.
Süre tahminini nasıl geliştirebilirim?
Benzer son üç işin gerçek sürelerini kaydet, ortanca değeri kullan ve kesinti ile geçişleri ayrı maliyet olarak ekle.
Kapasite bütçesi yapılacaklar listesinden nasıl farklıdır?
Yapılacaklar listesi talepleri toplar. Kapasite bütçesi, sabit yük ve tampon çıktıktan sonra bugün gerçekten kaç talebin taşınabileceğini sınırlar.
Bilimsel kaynaklar
- Buehler R, Griffin D, Ross M (1994). Exploring the Planning Fallacy: Why People Underestimate Their Task Completion Times. Journal of Personality and Social Psychology, 67(3), 366-381. İnsanların kendi işlerinin tamamlanma sürelerini sistematik biçimde düşük tahmin edebildiğini gösteren klasik deneysel çalışma.
- Buehler R, Griffin D, Peetz J (2010). The Planning Fallacy: Cognitive, Motivational, and Social Origins. Advances in Experimental Social Psychology, 43, 1-62. Planlama yanılgısının bilişsel, motivasyonel ve sosyal kaynaklarını değerlendiren kapsamlı derleme.
Kaynak göstermek, Ordovia yöntemlerinin klinik olarak doğrulandığı anlamına gelmez.